Mise à jour: 22 octobre 2024
Si vous ressemblez à plupart des propriétaires de site Web professionnel, vous souhaitez créer une adresse e-mail pro personnalisée connectée au nom de domaine de votre site Web.
Avoir votre propre e-mail professionnel est un atout de marque essentiel pour votre entreprise. C’est plus sérieux que les adresses de compte de messagerie gratuites telles que « votre-businness@yahoo.com ».
Plusieurs fournisseurs offrent de l’hébergement e-mail professionnel. Toutefois, ils ne sont pas tous égaux en termes de caractéristiques et des options offertes.
Certains hébergeurs proposent un nombre de comptes illimités, tandis que d’autres ne permettent qu’un ou deux messageries professionnelles.
D’autre part, peu proposent des serveurs de messagerie pour le travail en collaboration tels que Google Workspace, Ksuite d’Infomaniak, Microsoft Exchange, Zoho ou Zimbra
Google Workspace offre une solution de collaboration et de productivité robuste, adaptée aux entreprises de toutes tailles. Avec Gmail, les utilisateurs bénéficient d’adresses e-mail professionnelles, tandis que Google Drive offre un stockage cloud allant de 30 Go à des options illimitées selon le plan choisi. Google Meet permet d’organiser des réunions vidéo pouvant accueillir jusqu’à 500 participants, avec la possibilité d’enregistrer et de partager les sessions pour une collaboration améliorée.
Docs, Sheets, et Slides facilitent la collaboration en temps réel, permettant à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un même document. La sécurité est renforcée par des protocoles avancés, assurant la protection des données et la gestion simplifiée des utilisateurs et des appareils, faisant de Google Workspace une solution intégrée pour optimiser la productivité et la communication d’entreprise.
- Espace de stockage cloud : De 30 Go à 5 To par utilisateur, selon le plan
- Participants aux visioconférences : Jusqu’à 100 pour Business Starter, 150 pour Business Standard, 500 pour Business Plus et Enterprise
- Adresses e-mail professionnelles personnalisées
- Sécurité : Validation en deux étapes, gestion des points de terminaison
- Collaboration en temps réel : Docs, Sheets, Slides
- Gestion des utilisateurs et des appareils : Via la console d’administration
- Sauvegardes automatiques : Quotidiennes
- Support technique : 24/7 pour tous les plans
- Infrastructure : Basée sur Google Cloud Platform
- Coût : Les tarifs de Google Workspace peuvent être plus élevés par rapport à d’autres solutions d’hébergement et de productivité, surtout pour les petites entreprises ou les startups avec des budgets limités.
- Espace de stockage limité dans les plans de base : Le plan Business Starter offre seulement 30 Go de stockage cloud, ce qui peut être insuffisant pour les utilisateurs ayant de grands volumes de données.
- Dépendance à l’écosystème Google : Les entreprises fortement investies dans les produits et services Google peuvent trouver difficile de migrer vers d’autres plateformes à l’avenir en raison de l’intégration profonde et de la dépendance aux outils Google.
Le Service Mail Pro d’Infomaniak est une solution de messagerie complète et sécurisée, idéale pour les professionnels et les entreprises. Avec son stockage illimité, ses fonctionnalités avancées et son intégration transparente avec d’autres services, c’est un choix de premier plan pour une communication professionnelle efficace et sécurisée. Ksuite est une alternative professionnelle à Google WorkSpace Exchange ou Zimbra. Hébergé en Suisse et développé par les ingénieurs d’Infomaniak, Ksuite est une solution collaborative éthique, sécurisée, indépendante et très avantageuse.
- Stockage mail illimité avec sauvegarde quotidienne.
- Carnets d’adresses partagés
- Agendas partagés
- Gestion des tâches
- Gestion centralisée de vos adresses Infomaniak
- Gestion et partage de favoris
- Envoi de SMS
- Sécurité des données avec des mesures anti-spam et antivirus.
- Fonctionnalités avancées pour une gestion efficace des e-mails.
- Intégration avec l’écosystème de produits Ksuite Infomaniak.
- Accessibilité sur divers appareils et compatibilité avec les principaux protocoles.
- Peut nécessiter une certaine familiarité avec les produits Infomaniak pour une utilisation optimale.
Zoho Mail est une solution de messagerie professionnelle sécurisée, sans publicités, offrant des plans allant de 5 Go à 50 Go de stockage par utilisateur. Chaque plan inclut des fonctionnalités comme la gestion d’emails, de calendriers, et de documents, avec des outils collaboratifs intégrés via Zoho Workplace. Les emails sont cryptés pour assurer la confidentialité, et le service inclut des protections anti-spam et anti-virus. Les tarifs commencent à 1 €/mois/utilisateur pour 5 Go d’espace.
- Stockage généreux : Jusqu’à 50 Go par utilisateur, adapté à divers besoins d’entreprise.
- Sécurité avancée : Emails cryptés avec protection anti-spam et anti-virus.
- Suite collaborative intégrée : Outils comme Zoho Cliq et WorkDrive pour faciliter la gestion des tâches et documents.
- Tarification flexible : Plans abordables à partir de 1 €/mois/utilisateur.
- Fonctionnalités avancées limitées aux plans premium : Certaines options comme un stockage supérieur nécessitent un abonnement plus cher.
- Fonctionnalités d’intégration complexes pour les utilisateurs non-techniques.
L’hébergement d’email de collaboration spécialisée
Les entreprises ont besoin de meilleurs services de communication et de collaboration dans un marché mondial de plus en plus concurrentiel et difficile. Ils ont besoin d’outils pour améliorer la productivité et offrir un aspect professionnel, qui les aideront à se concentrer sur les tâches les plus importantes. Cela leur permettrait de maintenir de bonnes relations avec leurs clients et leurs partenaires d’affaires.
Il existe un certain nombre de plateformes d’email professionnel offrant des fonctionnalités de sécurité améliorées et une facilité d’utilisation destinée en particulier pour les Petites et moyennes entreprises PME.
- Google WorkSpace
- KSuite d’infomaniak
- Zoho
- Microsoft Exchange
- Zimbra
1. Google Workspace
Google Workspace est une solution robuste et complète pour les entreprises cherchant à améliorer leur communication et leur collaboration. Avec des outils intégrés, une sécurité renforcée, et une accessibilité universelle, il s’agit d’un choix judicieux pour toute organisation souhaitant optimiser son efficacité et sa productivité.
Intégration fluide et complète
Google Workspace propose une suite d’outils intégrés, comprenant Gmail, Google Drive, Google Docs, Sheets, Slides, et bien d’autres. Cette intégration permet une communication et une collaboration efficaces au sein de l’entreprise. Les utilisateurs peuvent facilement passer d’un outil à l’autre sans perte de données ni de temps.
Sécurité et fiabilité
Google Workspace offre des fonctionnalités de sécurité avancées telles que l’authentification à deux facteurs, la protection contre les phishing, et des contrôles d’administration pour gérer les accès et les permissions. Les données sont stockées en toute sécurité sur les serveurs de Google, garantissant une disponibilité élevée et une protection contre les pertes de données.
Collaboration en temps réel
Avec Google Docs, Sheets, et Slides, plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur le même document, ce qui facilite le travail d’équipe et accélère la prise de décisions. Les modifications sont enregistrées en temps réel, permettant une transparence et une cohérence maximales.
Accessibilité et mobilité
Les outils de Google Workspace sont accessibles depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, offrant une flexibilité inégalée pour les travailleurs à distance et les équipes dispersées géographiquement. Cette accessibilité contribue à maintenir une productivité élevée, peu importe où se trouvent les employés.
Support et formation
Google offre un support client complet, avec une assistance 24/7 pour résoudre rapidement les problèmes. De plus, de nombreuses ressources de formation et de documentation sont disponibles pour aider les utilisateurs à maximiser l’utilisation de Google Workspace.
2. Ksuite d’Infomaniak
Infomaniak kSuite est une solution complète et sécurisée pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur communication et leur collaboration tout en respectant les normes de sécurité et de confidentialité les plus strictes. Avec son engagement écologique et ses outils performants, kSuite est un choix stratégique pour optimiser la productivité et la gestion des données.
Solution collaborative éthique et suisse
Infomaniak kSuite est développée et hébergée en Suisse, garantissant une protection optimale des données selon le RGPD et les lois suisses. L’accent est mis sur la vie privée, l’indépendance économique et technologique.
Sécurité et confidentialité
Infomaniak offre une messagerie sécurisée, des visioconférences, et des transferts de fichiers protégés. kSuite assure que les données restent confidentielles et à l’abri des législations extra-territoriales comme le Cloud Act américain.
Outils intégrés et productivité accrue
kSuite inclut des applications telles que kDrive, kChat, kMeet, et des outils de bureautique comme Docs, Grids, et Points. Ces outils permettent une collaboration en temps réel et une gestion simplifiée des projets et des équipes.
Accessibilité et personnalisation
Les utilisateurs peuvent accéder aux outils de kSuite depuis n’importe quel appareil connecté. De plus, la fonctionnalité Custom Brand permet de personnaliser les applications avec le nom de domaine, le logo et les couleurs de l’entreprise.
Engagement écologique
Infomaniak compense 200 % de ses émissions de CO2, utilise 100 % d’énergie renouvelable, et met à jour ses serveurs jusqu’à 15 ans après leur mise en service, soulignant ainsi son engagement en faveur de l’environnement.
3. Zoho Workplace
Zoho Mail et Zoho Workplace représentent une solution robuste et flexible pour les entreprises cherchant à améliorer leur productivité et leur collaboration. Avec des fonctionnalités de sécurité avancées, une suite d’applications intégrées, et une accessibilité universelle, ils sont des choix idéaux pour les organisations modernes souhaitant optimiser leurs opérations.
Suite intégrée et complète
Zoho Mail et Zoho Workplace offrent une gamme complète d’applications de productivité, incluant Zoho Mail pour la gestion des emails, Zoho Docs, Sheet, Show pour la bureautique, et Zoho Cliq et Connect pour la communication d’équipe. Cette intégration facilite une collaboration efficace au sein des équipes.
Sécurité et confidentialité
Zoho Mail assure une protection avancée des données avec des fonctionnalités de sécurité telles que l’authentification à deux facteurs, le cryptage des emails, et une conformité stricte aux normes de confidentialité. Les données sont hébergées dans des centres de données sécurisés, garantissant leur protection contre les cyberattaques.
Collaboration en temps réel
Zoho Workplace permet une collaboration instantanée avec des outils comme Zoho Docs, où plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur des documents. Les réunions virtuelles et les conférences web sont facilitées par Zoho Meeting, offrant une communication fluide entre les membres de l’équipe, peu importe leur emplacement.
Accessibilité et mobilité
Les applications de Zoho sont accessibles depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, permettant aux employés de travailler à distance avec la même efficacité que s’ils étaient au bureau. Cette flexibilité est cruciale pour les entreprises modernes qui adoptent des modèles de travail hybrides.
Personnalisation et adaptabilité
Zoho Mail et Zoho Workplace peuvent être personnalisés selon les besoins spécifiques de chaque entreprise, avec des options pour intégrer des applications tierces et automatiser les workflows. Cela permet une adaptation rapide aux exigences changeantes des entreprises.
4. Microsoft Exchange
Microsoft Exchange est considéré comme le serveur de messagerie et de travail en collaboration le plus populaire au monde. Il comporte toutes les caractéristiques de partage d’informations et d’email qu’on trouve dans Microsoft Outlook ainsi que d’autres clients de messagerie.
L’hébergement Mail Exchange vous permet d’éviter les tracas et les dépenses du maintien de votre propre serveur Microsoft Exchange. Vous bénéficiez d’un service sans interruption, de fonctionnalités faciles d’usage, sécurité avancée et encore plus.
Microsoft Exchange rempli 2 objectifs principaux:
- Serveur Mail: Exchange supporte POP, IMAP, et clients web e-mail, de même que Microsoft Outlook et Microsoft Entourage.
- Serveur de collaboration: Exchange permet aux utilisateurs de partager des informations, des dossiers, leur agenda, contacts et tâches soit en utilisant Outlook sur leur ordinateur ou Outlook web via un navigateur web
Il existe différente version de Microsoft exchange. Depuis sa création dans les années 93, il n’a jamais cessé de progresser et de s’améliorer.
La plupart des plans et services d’hébergement de messagerie Exchange mentionnés dans notre comparatif sont construits sur la base de Microsoft ® Exchange Server 2019 et Windows® SharePoint® Services.
5. Zimbra mail
Zimbra est une solution de messagerie, de calendrier et de collaboration professionnelle conçue pour le cloud, tant public que privé. Avec une interface de navigateur repensée, Zimbra offre l’expérience de messagerie la plus innovante disponible à ce jour, en connectant les utilisateurs finaux aux informations et à l’activité de leurs clouds personnels.
Zimbra vient une multitude de fonctionnalités, parmi lesquelles je cite les suivantes :
Fonction de chat en ligne
- Communiquez avec d’autres utilisateurs directement depuis le client Web Zimbra.
- Inviter et supprimer des utilisateurs de la liste d’amis et attribuer des pseudonymes.
- Commencez à discuter avec un simple clic.
- Montrez votre humeur en utilisant des emojis.
- Basculez entre quatre messages d’état: Disponible, Absent, Ne pas déranger ou Invisible.
- Activez le chat Zimbra et vos utilisateurs sont prêts à commencer à discuter.
Messagerie et collaboration
- Connectez les utilisateurs à leur cloud personnel avec une boîte aux lettres plus intelligente intégrant la messagerie, les tâches, le carnet d’adresse, le calendrier, les fichiers et les applications d’entreprise.
- Choisissez plusieurs options de déploiement: dans un cloud privé en tant qu’application virtuelle ou hébergé dans un cloud public.
- Restez connecté n’importe où sur n’importe quel smartphone ou autre appareil avec IMAP / POP, CalDAV et CarDAV
- Travaillez en ligne ou hors ligne avec Zimbra Desktop ou des clients tels que Microsoft Outlook via IMAP / POP, CalDAV et CarDAV
- Intégration à des annuaires externes pour l’authentification, les listes d’adresse et le provisioning
Expérience Web intégrée et avancée
- Augmentez votre productivité avec une interface innovante, récemment améliorée, robuste et basée sur un navigateur
- Onglet de recherche dédié avec filtres communs et faciles à personnaliser
- Envoyez et recevez facilement des messages électroniques authentifiés et chiffrés à l’aide de S / MIME ou du Zimlet OpenPGP
- Gestion documentaire productive, archivage/départ, partage instantané de documents et de dossiers
- L’assistant de calendrier recherche les heures de réunion de groupe optimales et est interopérable avec Microsoft Exchange.
- Transformez Zimbra en un «hub de collaboration» personnalisé en intégrant des applications Web et des services Web externes, tels que Salesforce et des applications d’entreprise, notamment Oracle et SAP.
Administration simplifiée
- La console d’administration Web AJAX simplifiée et orientée sur les tâches permet une administration en tout lieu
- Services anti-spam, anti-virus et de répertoire intégrés (LDAP, Active Directory)
- Gérez les fonctionnalités, les quotas et les stratégies de stockage des utilisateurs finaux via la classe de service (CoS)
- Les Assistants de migration permettent aux clients de migrer rapidement et facilement des environnements Microsoft Exchange et Domino vers Zimbra.
N’importe où, n’importe quel appareil
- Synchronisation vers iOS (iPhone, iPad), les téléphones intelligents et les tablettes basés sur Windows et Android, avec IMAP / POP, CalDAV et CarDAV
- Expérience riche en navigateur pour la messagerie électronique, les contacts, le calendrier et les fichiers Zimbra sur tout le périphérique compatible xHTML
Zimbra Desktop et clients de bureau
- Profitez de la même expérience puissante Zimbra hors ligne avec Zimbra Desktop, le client de messagerie gratuit pour ordinateurs de bureau Windows, Mac ou Linux utilisant IMAP / POP, CalDAV et CarDAV.
- Agrégats Gmail, Yahoo! Mail, AOL, Hotmail et autres comptes POP / IMAP
- Synchronisez Gmail, Yahoo! Carnet d’adresses et calendrier
Les exigences de base pour l’hébergement email
Dans sa forme la plus simple, un service de messagerie fournit cinq services individuels:
- Un outil de composition de messagerie électronique
- Un outil pour gérer les pièces jointes
- Un outil qui envoie le courrier électronique, avec toutes les pièces jointes
- Un outil qui reçoit les emails entrants et les pièces jointes
- Système de stockage, d’archivage et de récupération de messages électroniques envoyés et reçus
Les principales différences entre les différents hébergeurs email pro se résument à différents niveaux de service, flexibilité, étendue et limitations pour chacune de ces cinq exigences de base.
Comment fonctionne un serveur mail ?
Pour que toute application ou service de messagerie fonctionne correctement, plusieurs technologies doivent être utilisées de manière efficace et transparente.
Il existe une technologie qui vous permet de saisir du texte. Il y a celle qui vous permet d’ajouter des fichiers joints et (optionnellement) la technologie qui permet la mise en forme de texte enrichi (Rich Text Format, RTF) au lieu du texte brut (Plain text) dans le corps de votre email.
Cependant, toutes ces technologies ne constitueraient plus qu’un traitement de texte de base sans l’assistance d’un autre élément technologique majeur: le serveur de messagerie.
Comment les emails sont divisés en paquets ?
Comme pour tout contenu transmis sur Internet, vos courriers électroniques sont divisés en bits beaucoup plus petits, appelés « paquets ».
Lorsque vous appuyez sur le bouton d’envoi tous ces paquets sont regroupés et seront transmis au serveur de messagerie de votre hébergeur mail. Ce serveur est un ordinateur central connecté au Web dans le but de gérer un aspect spécifique des ressources Internet, tel que votre domaine / site Web ou votre serveur email.
Serveurs mail entrants et sortants
Ainsi, un serveur de messagerie ne gère que les messages électroniques. En réalité, vous avez deux types de serveurs: un serveur sortant et un serveur entrant.
Lorsque le serveur de messagerie « lit » les adresses de l’expéditeur et du destinataire dans leurs champs de messagerie, le serveur établit ainsi une connexion avec le serveur de messagerie du destinataire.
Il transmet les paquets contenant l’en-tête ou les métadonnées (c’est-à-dire les divers champs qui transmettent des données relatives à cet e-mail spécifique) ainsi que les paquets contenant le message réel.
Les adresses IP et le registre des noms de domaine
Chaque domaine est associé à une adresse unique (c.-à-d. L’adresse IP, où « IP » signifie « Protocole Internet »). C’est un peu comme une adresse de rue pour une maison ou un bâtiment.
Le registre de noms de domaine stocke les données qui relient les noms de domaine à leurs adresses IP respectives. Dans le processus de transmission / réception du courrier électronique, le serveur de messagerie contacte le serveur DNS pour obtenir ces informations d’adresse. Ensuite, ce serveur sortant remet l’email au serveur mail entrant du destinataire.
Le serveur effectue une vérification « d’identité » rapide pour s’assurer qu’il doit effectivement être routé vers le destinataire prévu. Ensuite, le courrier électronique est livré dans la boîte de réception du destinataire.
Les différents types de configurations d’email
Il existe différents protocoles conçus pour gérer les différentes parties du processus de transaction par email. Le protocole spécifique utilisé dépend du côté de la transaction traité.
En tant que transmission de données et de contenu entre deux points via le Web, la messagerie électronique dépend de la suite de protocoles Internet. Il s’agit ici de l’ensemble des protocoles de communication utilisés par les réseaux informatiques, y compris Internet.
Qu’est-ce que TCP / IP?
Cette suite d’outils s’appelle TCP/ IP, basée sur deux des protocoles critiques qui servent de base à la suite de protocoles: le protocole de contrôle de transmission (TCP) et le protocole Internet (IP). Chaque hébergeur mail pro doit soutenir trois protocoles TCP / IP de base pour assurer le bon fonctionnement de votre compte email:
- SMTP
- POP
- IMAP
1. SMTP
Simple Mail Transfer Protocol est la norme pour l’envoi et la réception de courrier électronique sur Internet. Il s’apparente à HTTP, la norme pour l’envoi de documents sur Internet.
Heureusement, tout plan hébergement mail professionnel comprendra un accès SMTP. Par conséquent, il n’est pas nécessaire de vérifier l’existence de ce protocole chez votre hébergeur mail. SMTP est un prérequis.
2. POP
Post Office Protocol est l’un des deux protocoles de messagerie client-serveur disponibles. POP3 est la troisième version la plus populaire de ce protocole.
Il existe également un POP4 qui fournit une poignée de nouvelles commandes aux normes existantes de POP3 pour un peu plus de fonctionnalités.
Les configurations POP attribuent essentiellement un rôle de « bureau de poste » au serveur de messagerie. En bref, il relaie les messages, mais ne conserve pas de copies de ces messages.
Ainsi, la gestion de votre messagerie s’effectue essentiellement dans le client de messagerie lui-même, pas dans le serveur de messagerie. Cela signifie une diminution de la consommation de ressources du serveur de messagerie. L’inconvénient est que vous perdez la possibilité de synchroniser les archives d’un compte de messagerie sur plusieurs appareils.
3. IMAP
Internet Message Access Protocol est l’autre des deux protocoles de messagerie client-serveur.
Contrairement à la configuration POP, la configuration IMP signifie que tous les messages du compte restent stockés sur le serveur de messagerie. Les métadonnées associées à chaque message et les données indiquant si le courrier électronique a été lu ou répondu restent eux aussi sur le serveur de messagerie.
Pourquoi choisir IMAP plutôt que d’autres protocoles de messagerie ?
La principale raison qui justifie votre choix du protocole IMAP est qu’il assure une meilleure accessibilité. Vous ainsi que vos employés puissent accéder aux messages électroniques, les utiliser et les récupérer sur de nombreux appareils au lieu d’un seul.
Ainsi, vous pouvez par exemple consulter votre courrier sur votre ordinateur portable, puis relire ultérieurement les messages de cette conversation sur votre smartphone sans perdre de données ni confondre un message lu avec un message non lu.
Les différences entre POP et IMAP
Il est important que vous compreniez les différences entre les configurations POP et IMAP afin de pouvoir faire le meilleur choix d’un hébergement adresse email professionnel pour votre entreprise.
La configuration email sous POP
Les configurations de courrier électronique POP conviennent parfaitement à quiconque utilise un seul appareil pour accéder et gérer son compte email. Si tel est le cas pour vous, la configuration de la messagerie POP devrait répondre à vos besoins.
Toutefois, il est important de reconnaître les caractéristiques essentielles de la configuration POP. Tout email que vous recevez sera téléchargé sur le client de messagerie de votre choix que vous avez installé sur le périphérique de votre choix, puis il sera supprimé de votre serveur.
Quels sont les inconvénients de POP Email ?
Vous ne pourrez pas vérifier votre courrier depuis un autre appareil ni voir les nouveaux messages arrivés sur votre serveur depuis la dernière vérification de votre compte sur l’appareil principal de votre choix.
Il est également important de noter que, bien que la configuration POP vous permette de désactiver la suppression des courriers électroniques de votre serveur cela pourrait entraîner un archivage encombré de messages que vous ne souhaitez pas conserver.
Cela peut également signifier que votre client de messagerie finit par télécharger plusieurs copies des mêmes messages électroniques, encore et encore.
La configuration d’IMAP
IMAP est un ensemble de protocoles et de processus totalement différent. En un sens, il s’agit plutôt d’un service Dropbox pour votre courrier électronique. Les messages téléchargés sur votre client de messagerie sont également conservés sur des serveurs, qui se synchronisent régulièrement avec votre client.
Lorsque vous affichez un courrier électronique dans votre client configuré pour IMAP, votre serveur le conserve, mais le marque comme «lu». Cela signifie qu’il n’est pas téléchargé plusieurs fois sur votre client sous le libellé « non lu ». Cela risque d’entraîner une confusion importante et des complications de suivis administratifs. Dans le même ordre d’idées, si vous supprimez un message de votre client, il est également supprimé de votre serveur.
Avantages de l’IMAP
La force de ce système est évidente: quel que soit le lieu où vous vérifiez et travaillez avec vos e-mails et quel que soit le nombre d’appareils que vous utilisez, vos messages sont organisés et synchronisés sur tous ces appareils.
Vos messages restent stockés et marqués comme lus ou non lus, en fonction de votre dernière interaction avec chaque email.
Les avantages d’IMAP sont assez clairs, en particulier si votre entreprise compte plus d’un employé et n’est pas toujours restreinte à un seul appareil. Si vous souhaitez que vos employés puissent consulter et répondre aux messages électroniques en déplacement, au bureau, à la maison ou en voyage, le protocole IMAP est essentiel.
Les inconvénients du protocole IMAP
Bien entendu, l’inconvénient est tout aussi évident. Conserver des copies de tous ces messages signifie que vous aurez besoin de plus d’espace disque disponible. Cet espace risque de se saturer rapidement, en particulier s’il y a une tonne de pièces jointes.
Cependant, il existe des solutions faciles pour cela. La plupart des clients de messagerie, comme Outlook, offrent une fonctionnalité d’archivage ou vous permettent de déplacer des fichiers vers des dossiers locaux, libérant ainsi de l’espace sur le serveur.
En règle générale, choisissez un hébergeur mail pro qui offre IMAP même si vous ne l’utilisez pas maintenant. Il est fort probable que vous souhaitiez migrer vers IMAP ultérieurement.
Moyens d’accéder à votre email pro
La manière avec laquelle vous accédez à vos emails est une question de préférence. Toutefois, vos options dépendent également du type de l’hébergement email que vous sélectionnez.
Client de messagerie
Les clients de messagerie sont des applications installées sur votre ordinateur local ou votre appareil mobile, qui téléchargent des messages électroniques de votre serveur de messagerie sur votre lecteur.
Voici quelques exemples des clients les plus utilisés sur Windows :
Cette approche permet aux utilisateurs de composer, envoyer, stocker, récupérer et lire des e-mails, qu’il existe ou non une connexion Internet active. Bien sûr, tout client de messagerie nécessitera toujours une connexion Internet pour pouvoir envoyer et récupérer ces courriers électroniques.
Webmail
Le Webmail est simplement un système de messagerie qui oblige l’utilisateur à se connecter à sa messagerie via un site chargé dans un navigateur connecté à Internet.
En règle générale, la plupart des hébergeurs email professionnels offre un accès à une ou plusieurs applications logicielles de messagerie via le panneau d’administration cPanel de l’utilisateur ou un autre type de panneau d’utilisateur. Voici les 3 webmail les plus utilisés :
Fournisseurs de messagerie gratuits sur le Web
Le fournisseur de messagerie Web est une autre forme de messagerie Web, par opposition à l’application logicielle de messagerie Web. L’utilisateur a simplement besoin d’un navigateur connecté à Internet pour accéder à sa messagerie, contrairement aux clients de messagerie autonomes qui vous permettent de travailler avec la messagerie en mode hors connexion.
Les exemples les plus connus de fournisseurs de messagerie Web sont
- Gmail
- Yahoo!
- Outlook live (anciennement Hotmail)
Les fonctionnalités de base de l’hébergement mail professionnel
Prenez en compte les fonctionnalités d’hébergement de messagerie suivantes avant de sélectionner un hébergeur email professionnel.
- Nombre de comptes email
- Espace disponible
- Transfert de courrier électronique
- Répondeurs automatiques
- Courriel à tout faire (Catch-All Email)
- Surveillance du spam
1. Nombre de comptes emails alloué
Il peut être difficile d’estimer le bon nombre de comptes email dont vous aurez besoin. Alors que certains plans offrent un nombre illimité, d’autres vous limitent à une poignée, voire parfois à un seul compte!
3. Espace disponible
Bien que vos messages ne prennent pas beaucoup de place individuellement, ils peuvent s’additionner rapidement. Les pièces jointes peuvent consommer encore plus d’espace. Certains hébergeurs email limiteront l’espace disponible. Vérifiez donc ces restrictions, le cas échéant, avant de vous inscrire.
4. Alias de messagerie et redirection de messagerie
Ces fonctionnalités sont liées et vous permettent de vous assurer que quelqu’un de votre entreprise puisse consulter tous les emails envoyés à votre site. La création d’alias de courrier électronique vous permet d’« alimenter » plusieurs adresses dans un même compte pour une gestion simplifiée.
Le transfert d’e-mail « transfère » littéralement les e-mails d’une adresse à une autre adresse e-mail de votre choix.
5. Répondeurs automatiques
Les messages de répondeur automatique sont les scripts qui permettent aux titulaires de comptes de messagerie de créer des messages « hors du bureau ». Ces outils sont essentiels pour les comptes email professionnels.
6. Courriel à tout faire, Catch-All Email
Sur certains systèmes, un email envoyé au bon domaine mais mal orthographié est essentiellement perdu. Sinon, il peut être stocké dans un journal caché à un endroit où il ne sera pas trouvé tant que personne ne le cherchera.
Un compte de courrier électronique Catch all « capture tous » les courriels, même ceux envoyés à une adresse qui n’existe pas réellement. C’est une caractéristique importante pour les comptes professionnels.
7. Surveillance et filtrage du spam
Chaque compte de messagerie est sujet au spam. Recherchez des hébergeurs mail professionnels offrant des filtres anti-spam efficaces pour détecter et traiter les messages entrants indésirables.
Fonctionnalités et applications d’email professionnel avancées
De plus, les fonctionnalités plus avancées suivantes peuvent vous être utiles.
Enregistrements MX personnalisés
Si vous envisagez d’héberger vos emails avec Google Apps, vous devez les acheminer vers les serveurs appropriés que ces services exploitent. Les enregistrements MX font partie de l’enregistrement DNS et vous permettent de rediriger les messages électroniques adressés à un domaine aux bons endroits.
Alors que la plupart des hébergeurs mail professionnels vous autorisent à modifier les enregistrements MX. Le processus lui-même n’est pas difficile, mais vous devez vous assurer que votre registraire de noms de domaine vous autorise à accéder et à modifier les MX personnalisés.
SPF
L’usurpation d’email est un problème grave. C’est ainsi que les emails de hameçonnage semblant être envoyés par un expéditeur légitime. Si quelqu’un parvient à usurper les comptes de messagerie de votre domaine, vous risquez de perdre la confiance de vos clients.
Sender Policy Framework (SPF) permet de valider vos e-mails et détecte toute tentative d’usurpation d’identité.
Comment fonctionne le SPF ?
SPF aide les serveurs de messagerie qui traitent les messages reçus à vérifier que le message provient d’un serveur autorisé à lui envoyer des messages. À l’aide du système SPF, cette liste d’expéditeurs approuvés est contrôlée par le propriétaire enregistré du domaine en question par l’intermédiaire du registraire de domaine.
Avantages du SPF
L’implémentation de SPF aide votre entreprise à éviter ce que l’on appelle la « rétrodiffusion ». Il s’agit des faux emails qui semblent provenir de votre domaine mais qui ne le sont pas vraiment. Ces faux emails sont automatique exclus et ajoutés à la liste noire.
Considérations lors du choix d’un hébergeur mail pro
Si vous choisissez un hébergeur de messagerie Web, vous n’aurez plus à vous soucier de choisir un hébergeur mail. Toutefois, si vous souhaitez une adresse électronique basée sur un domaine pour votre entreprise, vous devrez trouver un hébergeur qui répond à tous vos besoins.
Il faut tenir compte de plusieurs facteurs lors du choix d’un hébergement mail professionnel pour votre courrier électronique. Cela comprend:
- Le nombre d’adresse email dont vous aurez besoin
- Types de fichiers que vous prévoyez d’envoyer
- À quel point il est important d’éviter d’être considéré comme spammeur
- Besoins d’archivage et de stockage
- Uptime et support
1. Le nombre d’adresses e-mail dont vous avez besoin
Deux facteurs déterminent l’espace dont vous avez besoin: le nombre d’adresses e-mail que vous avez besoin et la taille des pièces jointes que vous comptez envoyer.
Si vous prévoyez d’avoir besoin de 30 adresses email pour vos employés, vous aurez besoin de plus d’espace que d’une personne travaillant en solo. De plus, les types de fichiers que vous envisagez d’envoyer sont importants.
2. Quel type de fichiers vous envisagez d’envoyer?
Les fichiers tels que les images (JPG, PNG, etc.), les fichiers audio et les PDF peuvent prendre beaucoup de place. N’oubliez pas que si votre entreprise envoie régulièrement des fichiers volumineux comme celui-ci, vous aurez besoin davantage de stockage.
3. Éviter les filtres anti-spam
S’il est absolument essentiel que vos emails soient correctement envoyés, envisagez un plan VPS ou dédié. N’oubliez pas que si vous êtes sur un plan d’hébergement partagé, vous et toutes les autres personnes ayant des fichiers sur ce serveur avez la même adresse IP. Si quelqu’un sur votre serveur est un spammeur, tout le monde sur le serveur peut être ajouté à la liste noire.
Cela ne se produira pas si vous utilisez un VPS ou un serveur dédié. Une adresse IP dédiée vous sera attribuée. Une autre option consiste à utiliser un service de messagerie tiers tel que Google Apps.
4. Besoins d’archivage et de stockage
Si vous prévoyez d’utiliser IMAP, votre serveur conservera des copies de tous les courriels envoyés et reçus. Cela affectera en outre votre allocation de stockage sur le serveur et devrait être pris en compte lors du choix d’un hébergeur email.
5. Disponibilité et support
Si votre entreprise utilise beaucoup le service de messagerie, vous devrez alors rechercher un hébergeur mail professionnel offrant un support facilement accessible et une garantie de disponibilité optimale.
Foire aux questions sur l’hébergement email
Ai-je besoin de quelque chose de spécial pour envoyer des emails en masse?
La plupart des plans d’hébergement partagé pas cher n’autorisent pas les envois d’email en masse ou limitent les envois à un certain nombre de destinataires.
Les publipostages en masse utilisent beaucoup de ressources et peuvent avoir une incidence sur les performances de tous les utilisateurs d’un serveur partagé.
Certains hébergeurs proposent un package de mise à niveau de messagerie en masse ou prennent en charge un service de messagerie en masse tiers pour gérer vos mailing list.
Les VPS et les forfaits dédiés n’ont généralement pas de limite au nombre d’e-mails qu’ils envoient et reçoivent, mais certaines directives sont généralement en place pour empêcher le spam.
Y a-t-il une limite à la taille de chaque message électronique, et comment puis-je le savoir?
Presque tous les hébergeurs mail fixent une limite à la taille des courriels individuels, y compris au message lui-même et aux pièces jointes.
La taille exacte dépend de l’hébergeur et du plan (attendez-vous à des limites de taille plus petites avec des plans moins chers), et peut être différente pour les messages entrants et sortants.
Trouver ces limites n’est pas toujours facile. Vous devrez peut-être effectuer une recherche dans les conditions de service de l’hébergeur ou dans la documentation de support, ou utiliser le chat en direct et le lui demander directement.
Je me suis intéressé aussi au référencement de site Web le SEO. Il s'agit d'un domaine débordant de défis dans lequel tout le monde essaie de suivre les recommandations infinies de Google.
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